Als team krijgen we regelmatig de vraag: wat houdt het werk in van de customer service (CS) medewerker bij Ofipharma? In tegenstelling tot de meeste cs-functies is die bij Ofipharma namelijk zeer veelomvattend en met veel dynamiek. Graag nemen we je mee en geven wij je een kijkje in onze dynamische keuken.
De rol van onze customerservicemedewerker
De Customer Service Officer maakt deel uit van een compact team dat internationaal actief is in de farmaceutische grondstoffendistributie. Ons doel is om onze klanten, zoals ziekenhuizen en apothekers, tijdig te voorzien van de juiste grondstoffen voor het maken van medicijnen op maat. Samen met collega’s is de cs-medewerker verantwoordelijk voor een stuk accountmanagement van klanten, inkoop bij producenten en afstemming met collega’s van onder andere kwaliteit, magazijn en productie. De dagelijkse taken omvatten een boeiende mix van operationele, logistieke en administratieve uitdagingen, waarbij kwaliteit en betrouwbaarheid hoog in het vaandel staan.
Specialistische deelgebieden
Naast het feit dat de cs-medewerker alle facetten van dit vak kent, of gaat leren, zijn er specialistische deelgebieden zoals: verkoop, productie(planning), kwaliteit en inkoop & logistiek coördinator.
Inkoopbeheer/Logistics service
Hierbij ligt de nadruk op het plaatsen van nieuwe bestellingen bij diverse internationale leveranciers, met name gevestigd in India en China. Deze bestellingen dienen zorgvuldig te worden gepland, rekening houdend met levertijden, kostenoverwegingen en kwaliteitsnormen. Tevens is onze cs-medewerker verantwoordelijk voor het accuraat vastleggen van nieuwe artikelen, fabrikanten en leveranciers in ons ERP-systeem, volgens de geldende Standard Operating Procedures (SOP’s). Tenslotte is het van belang dat de producent gecontroleerd wordt op het naleven van de kwaliteitsvereisten. Hiervoor neemt onze cs-medewerker het initiatief een kwaliteitscheck uit te voeren en werkt deze samen met de afdeling kwaliteit (QA)
Logistieke Coördinatie
Onze cs-medewerker zorgt voor een gestroomlijnde afhandeling van inkomende zendingen, met een bijzondere focus op importzendingen van buiten de EU. Hierbij draagt hij* zorg voor het correct aanmelden van deze zendingen bij onze douaneagenten en vervoerders, met inachtneming van de benodigde inklaringsinstructies. Bovendien waarborgt hij dat ons magazijnpersoneel volledig op de hoogte is van inkomende goederen en assisteert hij bij fysieke controles wanneer nodig. Alle ontvangen goederen worden nauwkeurig geregistreerd in ons ERP-systeem. Hij onderhoudt ook contacten met oa de douane, FIOD, inspectie (NVWA, IGJ, opiatenbeheer).
Verkoopbeheer/Customer service
Zodra de goederen in ons magazijn zijn aangekomen wordt de pet ‘verkoopbeheer’ opgezet en kan de klant geïnformeerd worden. Samen vormen de onderdelen inkoop & verkoopbeheer de kern van de supply chain- en operationele activiteiten van onze organisatie.
Met een scherp oog voor detail en een empathische benadering van de klanten, is de cs-medewerker verantwoordelijk voor het bieden van uitstekende klantenservice. Hij is het eerste aanspreekpunt. De lijnen zijn kort en we werken op basis van partnerschap met onze klanten, om zo aan te sluiten bij de specifieke behoefte. De cs-medewerker bouwt langdurige relaties op door:
- het verwerken van nieuwe bestellingen, het controleren van voorraadbeschikbaarheid en het bevestigen van bestellingen aan klanten.
- het volgen van bestellingen en het verstrekken van updates aan klanten over de status van hun leveringen.
Teamoverleg
Wekelijks neemt onze cs-medewerker deel aan een teamoverleg waarin alle lopende zaken worden besproken en de verdeling van taken wordt geoptimaliseerd. Dit is een essentieel moment om samen te werken en de efficiëntie van onze logistieke processen te waarborgen.
De cs-medewerker is van grote waarde
De cs-medewerker heeft naast diens algemene taken een subspecialisatie. Daarom is onze cs-medewerker van onschatbare waarde voor ons team en draagt hij bij aan het doel dat wij willen nastreven: tevreden klanten die hoogwaardige medicijnen kunnen maken om op die wijze een bijdrage te leveren aan de gezondheid van de patiënten.
*Daar waar hij staat, kunt u vanzelfsprekend ook andere pronomina lezen.
